In sintesi: L’obbligo di PEC per gli amministratori riguarda oggi l’amministratore unico, l’amministratore delegato o, in sua assenza, il presidente del CdA di società di capitali, cooperative e consortili. Il domicilio digitale deve essere personale, diverso dalla PEC della società, e andava comunicato al Registro Imprese entro il 31 dicembre 2025: chi non ha provveduto rischia una sanzione da 206 a 2.064 euro.
L’obbligo di PEC per gli amministratori di società è stato uno degli adempimenti più discussi degli ultimi due anni: introdotto dalla Legge di Bilancio 2025 con una formulazione generica, interpretato dal MIMIT, prorogato a fine 2025 e infine riscritto dal decreto-legge 159/2025, che ne ha fissato il perimetro definitivo. Nel frattempo, da inizio 2026, le Camere di Commercio hanno cominciato a notificare i primi verbali a chi non si è adeguato.
Il risultato è che molti imprenditori e amministratori non sanno con certezza se l’obbligo li riguardi, quale PEC debbano usare e cosa rischino concretamente. La confusione è comprensibile: la disciplina è cambiata tre volte in dodici mesi.
In questa guida facciamo ordine: vediamo cosa prevede oggi la norma, chi è obbligato e chi no, come si esegue la comunicazione al Registro Imprese, quali sono le sanzioni e cosa deve fare subito chi non ha ancora provveduto.
Obbligo PEC amministratori: cosa prevede la norma oggi
La regola attualmente in vigore è quella fissata dall’art. 13 del decreto-legge 31 ottobre 2025, n. 159, convertito dalla legge 198/2025, che ha modificato l’art. 5 del DL 179/2012. La norma impone di iscrivere nel Registro Imprese il domicilio digitale personale di una figura precisa per ciascuna società: l’amministratore unico, l’amministratore delegato o, in mancanza di quest’ultimo, il presidente del consiglio di amministrazione.
Due punti meritano attenzione. Primo: la PEC dell’amministratore non può coincidere con quella della società, perché la finalità della norma è rendere l’amministratore raggiungibile direttamente, a prescindere dall’impresa amministrata. Secondo: l’obbligo di comunicazione è formalmente in capo all’impresa, ma si assolve per uno solo dei soggetti indicati dalla norma.
Chi è obbligato e chi no
Dopo il DL 159/2025 il perimetro è il seguente:
- Obbligati: amministratore unico, amministratore delegato o, in sua assenza, presidente del CdA di società di capitali (SRL, SPA, SAPA), società cooperative e società consortili;
- Esclusi: gli amministratori di società di persone (SNC, SAS, società semplice), i consiglieri senza delega, i sindaci e chi riveste cariche diverse da quelle indicate;
- Resta fermo per tutte le imprese, comprese le società di persone, l’obbligo generale di mantenere attiva la PEC della società iscritta al Registro Imprese.
Chi amministra più società può utilizzare la stessa PEC personale per tutte: ciò che conta è che sia distinta dal domicilio digitale di ciascuna impresa amministrata.
Come siamo arrivati alle regole attuali: un anno di correzioni
Ricostruire il percorso normativo aiuta a capire perché tante società si sono trovate spiazzate:
- 1° gennaio 2025: la Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024, art. 1, comma 860) estende l’obbligo di domicilio digitale agli “amministratori di imprese costituite in forma societaria”, senza ulteriori precisazioni;
- 12 marzo 2025: il MIMIT, con la nota n. 43836, interpreta la norma in senso ampio: obbligo per tutti gli amministratori, anche di società di persone, comprese le società già costituite, con termine al 30 giugno 2025;
- 25 giugno 2025: un nuovo avviso del MIMIT proroga il termine al 31 dicembre 2025;
- 31 ottobre 2025: il DL 159/2025 riscrive la disciplina, restringe l’obbligo alle sole figure apicali delle società di capitali, cooperative e consortili e vieta l’uso della PEC societaria;
- 29 dicembre 2025: la legge di conversione 198/2025 conferma l’impianto, a soli due giorni dalla scadenza del 31 dicembre.
Su questo quadro è intervenuta anche Unioncamere, che con il comunicato del 7 novembre 2025 ha chiarito i profili operativi per le Camere di Commercio e ha poi invitato gli uffici alla prudenza sanzionatoria verso chi si regolarizzava spontaneamente nei primi mesi del 2026.
Come mettersi in regola: la procedura in pratica
L’adempimento è semplice, una volta chiarito chi deve farlo. I passaggi sono tre:
- Attivare una PEC personale intestata all’amministratore, se non ne possiede già una. Va bene anche una casella già utilizzata per altri fini, purché attiva, personale e diversa da quella della società;
- Comunicare il domicilio digitale al Registro Imprese con pratica telematica di comunicazione unica, tramite l’intermediario abituale (commercialista o studio che gestisce le pratiche camerali). Se la pratica contiene la sola comunicazione del domicilio digitale, è esente da imposta di bollo e diritti di segreteria;
- Ripetere la comunicazione a ogni nomina o rinnovo: per le cariche conferite dopo il 31 ottobre 2025 la PEC va indicata contestualmente alla pratica di iscrizione. In mancanza, l’ufficio sospende la domanda assegnando un termine per l’integrazione, non superiore a 30 giorni: se il termine decorre inutilmente, la pratica viene rigettata e va ripresentata da capo.
Il momento giusto per verificare l’adempimento è la gestione ordinaria delle cariche sociali: chi sta costituendo una società (ne abbiamo parlato nella guida all’atto costitutivo della SRL) o rinnovando un organo amministrativo dovrebbe includere la PEC nella checklist della pratica, come già si fa per codice fiscale e accettazione della carica. Sul ruolo e sulle responsabilità della figura coinvolta rimandiamo all’approfondimento sull’amministratore unico di SRL.
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Scadenze e sanzioni: cosa rischia chi non si adegua
Per gli amministratori già in carica al 31 ottobre 2025, il termine previsto per la comunicazione era il 31 dicembre 2025. Il mancato rispetto della scadenza non impedisce la successiva regolarizzazione, ma può comportare l’applicazione delle sanzioni previste dalla normativa. La violazione comporta la sanzione prevista dall’art. 16, comma 6-bis, del DL 185/2008, cioè la sanzione dell’art. 2630 del Codice Civile in misura raddoppiata: da 206 a 2.064 euro. Se la comunicazione avviene entro 30 giorni dalla scadenza, la sanzione è ridotta a un terzo.
Sul piano pratico, il 2026 ha portato una stretta: nonostante Unioncamere avesse suggerito di non sanzionare chi si regolarizzava spontaneamente almeno fino al 31 marzo 2026, diverse Camere di Commercio hanno iniziato a notificare verbali di accertamento per le comunicazioni tardive, in alcuni casi anche per regolarizzazioni effettuate a gennaio 2026, con l’aggiunta di spese di procedimento e notifica. Le modalità di contestazione e notifica possono variare in funzione delle procedure adottate dalla singola Camera di Commercio competente. La prassi non è uniforme sul territorio, ma la direzione è chiara: il periodo di tolleranza è finito.
Chi non ha ancora comunicato la PEC deve quindi provvedere subito: la regolarizzazione spontanea non elimina il rischio di sanzione, ma lo riduce e soprattutto evita problemi sulle future pratiche societarie (nomine, rinnovi, modifiche), che senza il domicilio digitale verrebbero sospese e, decorso il termine di integrazione assegnato dall’ufficio (massimo 30 giorni), rigettate. L’importo effettivamente applicato può inoltre variare in funzione delle modalità di regolarizzazione e delle eventuali riduzioni previste dalla disciplina sanzionatoria.
Conclusioni
Dopo un anno di modifiche e proroghe, l’obbligo di PEC per gli amministratori ha oggi contorni definiti: riguarda le figure apicali delle società di capitali, cooperative e consortili, richiede una casella personale distinta da quella aziendale e si assolve con una semplice pratica al Registro Imprese, gratuita se presentata da sola. La checklist operativa è questa:
- verificare se la società rientra tra quelle obbligate e individuare la figura tenuta all’adempimento (AU, AD o presidente del CdA);
- controllare al Registro Imprese se la comunicazione risulta già effettuata;
- attivare una PEC personale dell’amministratore, distinta da quella della società;
- trasmettere la comunicazione e conservare la ricevuta della pratica;
- ripetere l’indicazione della PEC a ogni nomina o rinnovo delle cariche.
È un adempimento minore, ma è anche il tipo di dettaglio che, trascurato, genera sanzioni, pratiche sospese e perdite di tempo. La gestione ordinata degli adempimenti societari è parte della stessa disciplina che governa scelte ben più rilevanti, come la remunerazione dell’amministratore: affidarla a chi la presidia ogni giorno è il modo più semplice per non avere sorprese.
Molti imprenditori scoprono l’obbligo della PEC personale solo quando devono depositare una pratica societaria urgente. In questi casi una verifica preventiva degli adempimenti può evitare sospensioni, rigetti e sanzioni che rallentano operazioni molto più importanti, come modifiche societarie, finanziamenti o passaggi generazionali.
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FAQ – Obbligo PEC amministratori
Posso usare la PEC della società anche per l’amministratore?
No. Il DL 159/2025 vieta espressamente la coincidenza tra il domicilio digitale dell’amministratore e quello dell’impresa. Serve una casella PEC personale, intestata all’amministratore; può essere una casella già esistente, purché distinta da quella della società.
L’obbligo vale anche per SNC e SAS?
No. Dopo il DL 159/2025 gli amministratori di società di persone (SNC, SAS, società semplice) sono esclusi dall’obbligo. Resta naturalmente dovuta la PEC della società come soggetto iscritto al Registro Imprese.
In un CdA con più consiglieri, chi deve comunicare la PEC?
Solo l’amministratore delegato o, se non è stato nominato, il presidente del consiglio di amministrazione. I consiglieri senza delega non sono tenuti all’adempimento; la loro comunicazione resta facoltativa.
Quanto costa la comunicazione al Registro Imprese?
Se la pratica contiene la sola comunicazione del domicilio digitale dell’amministratore, è esente da imposta di bollo e diritti di segreteria. Restano il costo annuo della casella PEC, in genere contenuto, e l’eventuale compenso dell’intermediario che trasmette la pratica.
Non ho comunicato la PEC entro il 31 dicembre 2025: cosa rischio?
La sanzione va da 206 a 2.064 euro (art. 2630 c.c. in misura raddoppiata), ridotta a un terzo se la comunicazione è avvenuta entro 30 giorni dalla scadenza. Da inizio 2026 alcune Camere di Commercio stanno notificando i primi verbali: conviene regolarizzarsi subito, anche per non vedersi sospendere le future pratiche societarie.
Amministro tre società: servono tre PEC diverse?
No. È sufficiente un’unica PEC personale, comunicata al Registro Imprese per ciascuna società amministrata. L’unico vincolo è che non coincida con il domicilio digitale di nessuna delle imprese.
Le informazioni contenute in questa guida sono aggiornate alla normativa e alla prassi vigenti all’8 giugno 2026 (L. 207/2024, DL 159/2025 convertito dalla L. 198/2025, note MIMIT n. 43836/2025 e n. 127654/2025, comunicazioni Unioncamere). Hanno finalità divulgativa e non costituiscono consulenza individuale. Per la verifica della posizione della tua società è opportuno il confronto con il team di Metatasse, esperto in adempimenti societari e pianificazione fiscale.
Nei prossimi articoli vedremo come valutare e comprare aziende in vendita senza rischi e quando conviene il TFM per l’amministratore, continuate a seguirci per ogni aggiornamento!