In sintesi: Il rimborso spese dell’amministratore può riguardare trasferte e altri costi sostenuti per l’incarico. Il trattamento fiscale cambia secondo il suo inquadramento, il luogo della spesa e la documentazione. Per l’amministratore con reddito assimilato al lavoro dipendente, alcune spese di trasferta possono essere escluse dal reddito; la società deve poi verificare separatamente quanto può dedurre.
Chi amministra una SRL anticipa spesso spese per conto della società: una trasferta da un cliente, un pernottamento per una fiera, i chilometri percorsi con la propria auto per raggiungere un cantiere o un fornitore. Il rimborso sembra una questione amministrativa, ma è un’area in cui documentazione e inquadramento fiscale fanno la differenza.
Il punto da chiarire subito è che le domande sono tre, e le risposte possono essere diverse. La spesa è rimborsabile? La somma rimborsata è esclusa dal reddito dell’amministratore? Il costo è deducibile per la società? Anche un rimborso correttamente documentato può essere imponibile: il rimborso del pranzo durante una trasferta nel proprio comune, ad esempio, resta tassato anche con la ricevuta in ordine.
In questa guida vediamo quali regole si applicano all’amministratore, come funzionano le trasferte e il rimborso chilometrico, che cosa cambia con i pagamenti tracciabili e quanto può dedurre la società. Chiudiamo con un esempio e con l’elenco dei documenti da conservare.
Quali regole si applicano all’amministratore
L’amministratore con reddito assimilato al lavoro dipendente
Nella maggior parte delle SRL il compenso dell’amministratore è reddito assimilato a quello di lavoro dipendente. Il TUIR rinvia quindi alle regole del lavoro dipendente, comprese quelle sulle trasferte dell’art. 51, comma 5. Le regole illustrate nei prossimi paragrafi, salvo diversa indicazione, si riferiscono a questo amministratore.
L’amministratore il cui incarico produce reddito professionale
Il quadro cambia quando l’incarico rientra nell’oggetto della professione esercitata, come per un commercialista che amministra una società cliente. Il possesso della partita IVA, da solo, non basta: conta se l’incarico fa parte dell’attività professionale. In questo caso il compenso è reddito di lavoro autonomo e i rimborsi seguono regole proprie.
Dal 2025 i rimborsi delle spese sostenute per l’incarico e addebitate analiticamente alla società non concorrono al reddito del professionista. Per le spese di vitto, alloggio, taxi e NCC sostenute in Italia e riaddebitate, l’esclusione richiede anche il pagamento tracciabile. Il rimborso chilometrico calcolato moltiplicando i chilometri per una tariffa concordata, invece, non è analitico anche se esposto separatamente in fattura: con la risposta n. 270 del 23 ottobre 2025 l’Agenzia delle entrate ne ha confermato l’imponibilità nel caso esaminato. Per la società, questi costi vanno coordinati anche con l’art. 109, comma 5-ter, del TUIR.
Il fondamento del diritto al rimborso
Sul piano civilistico, il diritto dell’amministratore al rimborso viene ricondotto, per analogia, all’art. 1720 del Codice Civile, che obbliga il mandante a rimborsare al mandatario le spese anticipate. Il collegamento con l’incarico non rende però rimborsabile qualsiasi spesa: la Corte di Cassazione, con la sentenza n. 3737 del 2012, ha negato il rimborso di determinate spese di difesa penale nonostante i fatti fossero collegati all’incarico. Una spesa personale sostenuta durante una trasferta, inoltre, non diventa rimborsabile solo perché avvenuta in viaggio.
Il rimborso delle spese effettive va tenuto distinto dal compenso, che nella SRL è stabilito dall’atto costitutivo o dalla decisione dei soci, come spiegato nella guida al compenso dell’amministratore di SRL. Eventuali indennità forfettarie o regole generali sui rimborsi è opportuno che trovino fondamento in una delibera o in un regolamento interno.
Trasferte fuori e dentro il comune
La sede di lavoro
Il trattamento fiscale dipende anzitutto dalla sede di lavoro, perché la trasferta è lo spostamento al di fuori di essa. Per amministratori e collaboratori l’Agenzia delle entrate, con le circolari n. 7/E e n. 58/E del 2001, fa riferimento alla sede indicata nell’atto di nomina o nella lettera d’incarico, che di norma coincide con una sede della società. Se non è possibile individuarla, si può fare riferimento al domicilio fiscale dell’amministratore.
La sede indicata deve però essere coerente con il modo in cui l’incarico viene svolto: non è una scelta formale capace di trasformare spostamenti abituali in trasferte. Anche il normale tragitto fra casa e sede di lavoro resta distinto dallo spostamento verso una destinazione di missione.
Le trasferte nel comune
Per gli spostamenti all’interno del comune della sede di lavoro le indennità e i rimborsi sono tassati, con un’eccezione: i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto. Dal 2025 non devono più essere comprovati da documenti provenienti dal vettore: è sufficiente una documentazione idonea a ricostruire la spesa, che la circolare dell’Agenzia delle entrate n. 15/E del 22 dicembre 2025 ammette possa essere anche di natura interna. In pratica, una nota spese dettagliata e coerente con il resto della documentazione può bastare dove prima serviva il titolo di viaggio emesso dal vettore.
La stessa circolare ha ricondotto a questa eccezione anche il rimborso chilometrico calcolato con le tabelle ACI, se adeguatamente documentato, a condizione che la documentazione consenta di individuare percorrenza, veicolo e finalità lavorativa dello spostamento. Vale lo stesso per i rimborsi di pedaggi e parcheggi, anch’essi esclusi dal reddito se documentati: per il parcheggio la circolare chiede che la documentazione identifichi con certezza il veicolo e la sosta.
Sulla decorrenza la circolare chiarisce un punto operativo: contano i rimborsi erogati dal 1° gennaio 2025, anche se riferiti a spese sostenute nel periodo d’imposta precedente. È il criterio che risolve le note spese presentate a cavallo d’anno.
Analitico, forfait e sistema misto
Per le trasferte fuori dal comune l’amministratore con reddito assimilato può essere rimborsato in tre modi. La scelta del sistema riguarda l’intera trasferta: non si cambia metodo da un giorno all’altro della stessa missione.
Il rimborso analitico
Si rimborsano le spese effettive documentate di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, che non concorrono al reddito. Si aggiungono le altre spese effettivamente sostenute e analiticamente attestate dall’amministratore, anche non documentabili, entro 15,49 euro al giorno, elevati a 25,82 euro all’estero. Non è un bonus giornaliero automatico, ma un margine per spese reali prive di ricevuta.
L’indennità forfettaria
In alternativa la società può corrispondere un’indennità forfettaria, non tassata fino a 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 euro all’estero; la parte eccedente è imponibile. Il forfait non comprende le spese di viaggio e trasporto, che seguono le proprie regole.
Il sistema misto
Se la società rimborsa analiticamente, o fornisce gratuitamente, il vitto oppure l’alloggio, la quota esente dell’indennità scende di un terzo. Se rimborsa o fornisce entrambi, scende di due terzi.
La tabella riassume le soglie. Va letta con attenzione: le prime righe riguardano il reddito dell’amministratore, l’ultima la deduzione della società, e nessuna è un tetto legale al rimborso.
| Regola | Italia | Estero | A chi si riferisce |
|---|---|---|---|
| Indennità forfettaria non tassata, al giorno | 46,48 euro | 77,47 euro | Amministratore con reddito assimilato, trasferta fuori comune |
| Sistema misto con vitto oppure alloggio rimborsati o forniti | 30,99 euro | 51,65 euro | Amministratore con reddito assimilato |
| Sistema misto con vitto e alloggio rimborsati o forniti | 15,49 euro | 25,82 euro | Amministratore con reddito assimilato |
| Altre spese effettive non documentabili, nel rimborso analitico | Fino a 15,49 euro | Fino a 25,82 euro | Amministratore con reddito assimilato, con attestazione analitica |
| Deduzione di vitto e alloggio per trasferte fuori comune, al giorno | 180,76 euro | 258,23 euro | Società, ferme le condizioni di tracciabilità |
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I pagamenti tracciabili
Quali spese sono interessate
Dal 2025 la legge di bilancio (legge 207/2024) ha aggiunto una condizione. I rimborsi delle spese di vitto, alloggio e trasporto con taxi o NCC, anche tramite piattaforme di mobilità, sono esclusi dal reddito dell’amministratore, e deducibili per la società, solo se queste spese sono pagate con strumenti tracciabili: carte di credito, di debito o prepagate, bonifici e gli altri sistemi ammessi. Fra le spese di alloggio rientra anche l’imposta di soggiorno.
Restano fuori da questo specifico obbligo i trasporti di linea, come autobus, treni, aerei e navi, i rimborsi chilometrici, i pedaggi e i parcheggi documentati. La circolare n. 15/E del 2025 ha chiarito che le regole valgono anche per amministratori e collaboratori.
Spese in Italia e spese all’estero
Dopo il D.L. 84/2025, la condizione riguarda le spese di vitto, alloggio, taxi e NCC sostenute in Italia. Per le corrispondenti spese sostenute all’estero questo specifico requisito non è richiesto, come confermato anche dalla risposta a interpello n. 188 del 10 luglio 2025. Il controllo va fatto sulla singola spesa: una trasferta con destinazione estera può comprendere un taxi o un pernottamento in Italia, che restano soggetti all’obbligo. L’esclusione, in ogni caso, non elimina la necessità di dimostrare che la spesa è effettiva e riferibile all’incarico.
Conta il pagamento al fornitore
La tracciabilità deve riguardare il pagamento della spesa al fornitore, non il rimborso. Se l’amministratore paga l’albergo in contanti, il successivo bonifico della società non recupera l’esclusione fiscale del rimborso. Conviene quindi conservare una prova del pagamento originario, come la ricevuta della carta o un’altra evidenza idonea.
Il rimborso chilometrico
Come si calcola e come si documenta
Quando l’amministratore usa la propria auto per una trasferta, il rimborso si calcola di norma con le tabelle ACI, che indicano il costo chilometrico di ciascun modello. Le tabelle per il 2026 sono state pubblicate nel supplemento ordinario n. 40 alla Gazzetta Ufficiale n. 297 del 23 dicembre 2025. I chilometri da rimborsare sono quelli effettivamente percorsi e documentati: i 15.000 chilometri convenzionali usati per il fringe benefit dell’auto aziendale non c’entrano.
Con la risoluzione n. 92/E del 30 ottobre 2015 l’Agenzia delle entrate ha indicato gli elementi su cui si basa il rimborso: percorrenza, tipo di veicolo e costo chilometrico, da riportare in un prospetto conservato dalla società. Per ogni trasferta è utile indicare data, destinazione, motivo, chilometri e veicolo. Se l’amministratore parte da casa e la distanza è superiore a quella dalla sede di lavoro, la differenza è tassata; se è inferiore, il rimborso resta escluso dal reddito per l’intero importo.
I limiti per la società
Per la società il rimborso chilometrico è deducibile entro i limiti dell’art. 95, comma 3, del TUIR: con un’auto propria autorizzata, la deduzione è limitata al costo di percorrenza di autoveicoli fino a 17 cavalli fiscali, 20 se diesel. La parte di rimborso oltre questo limite non è deducibile per la società, ma per l’amministratore resta esclusa dal reddito se calcolata correttamente sul veicolo effettivamente utilizzato.
L’auto della società
Con l’auto della società non si applica il rimborso chilometrico previsto per l’uso del mezzo proprio. Restano da valutare e documentare le eventuali spese aziendali anticipate dall’amministratore, come carburante o pedaggi, evitando doppi rimborsi.
Se l’auto aziendale è concessa anche per uso privato, si applica la disciplina del fringe benefit, distinta dal rimborso chilometrico. Il calcolo dipende dal regime applicabile al veicolo e dalle regole transitorie, aggiornate nel 2026: ne parliamo nella guida al fringe benefit dell’auto aziendale.
Quanto deduce la società
Per la società le spese di vitto e alloggio delle trasferte fuori dal comune di dipendenti e collaboratori, quindi anche dell’amministratore con reddito assimilato, sono deducibili fino a 180,76 euro al giorno, 258,23 all’estero. Le spese di vitto, alloggio, taxi e NCC sostenute in Italia sono deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili. Il compenso dell’amministratore, infine, è deducibile nell’esercizio in cui viene pagato.
Un discorso a parte riguarda le spese di rappresentanza, come un pranzo offerto a un potenziale cliente. Per la deduzione da parte della società valgono i limiti legati ai ricavi dell’art. 108 del TUIR e, dal 2025, la tracciabilità del pagamento anche per le spese sostenute all’estero. Il trattamento delle somme riconosciute all’amministratore va invece verificato separatamente, in base alla natura dell’anticipazione. Non ogni cena con un cliente, peraltro, è rappresentanza: conta la natura concreta della spesa.
Un esempio pratico
Ai soli fini dell’esempio, ipotizziamo un amministratore con reddito assimilato che va da un cliente fuori comune e anticipa 220 euro di vitto e alloggio in Italia, in un solo giorno. Le spese sono inerenti all’incarico, documentate e pagate con carta.
Il rimborso analitico può essere interamente escluso dal suo reddito. Per la società, invece, la deduzione di quelle spese è soggetta al limite giornaliero di 180,76 euro. Se le stesse spese fossero pagate in contanti, verrebbe meno la condizione della tracciabilità: il rimborso diventerebbe tassato per l’amministratore e il costo indeducibile per la società, e il bonifico successivo non rimedierebbe al pagamento originario.
L’esempio riguarda solo le spese e l’inquadramento indicati, e non è un calcolo applicabile a ogni amministratore.
Contributi e amministratore senza compenso
I riflessi contributivi
Per l’amministratore iscritto alla Gestione separata dell’INPS, i contributi si calcolano sul reddito determinato con gli stessi criteri fiscali, come prevede l’art. 2, comma 29, della legge 335/1995. Ne deriva un parallelismo: i rimborsi esclusi dal reddito sono esclusi anche dalla base contributiva, mentre le indennità oltre le soglie e i rimborsi che non rispettano le condizioni di legge diventano imponibili. Per i soci amministratori, la posizione va verificata anche rispetto alle altre gestioni previdenziali di iscrizione.
L’amministratore senza compenso
Anche l’amministratore che lavora senza compenso può ottenere il rimborso delle spese sostenute a causa dell’incarico. Se il suo inquadramento è quello del reddito assimilato, i rimborsi analitici che rispettano le regole sulle trasferte restano di regola esclusi dal reddito. Le indennità forfettarie richiedono invece cautela: in assenza di un compenso deliberato, conviene evitare che svolgano di fatto la funzione di una remunerazione. Il tema si collega a quello dell’amministratore senza compenso, a cui abbiamo dedicato una guida.
Documenti da conservare
Un rimborso spese regge a una verifica quando la documentazione consente di ricostruire che cosa ha speso l’amministratore, perché e con quale mezzo. Autorizzazioni e procedure interne sono strumenti di prova, non requisiti formali imposti dalla legge in ogni caso. In concreto conviene conservare:
- atto di nomina o delibera: con l’indicazione della sede di lavoro e, se previste, delle regole sui rimborsi e sulle indennità;
- autorizzazione alla trasferta: anche in forma semplice, con data, destinazione e motivo;
- nota spese: compilata per ciascuna trasferta e sottoscritta dall’amministratore;
- giustificativi: fatture, ricevute e biglietti riconducibili alla trasferta;
- prova del pagamento tracciabile: per vitto, alloggio, taxi e NCC sostenuti in Italia;
- prospetto chilometrico: con percorso, chilometri, veicolo e tariffa ACI applicata.
Gli errori ricorrenti
Alcuni errori emergono spesso in sede di verifica:
- rimborsi forfettari senza trasferta: somme fisse mensili chiamate rimborso, ma prive di collegamento con spostamenti documentati, che possono essere riqualificate come compenso;
- chilometri non documentati: rimborsi calcolati su percorrenze stimate, senza prospetto né indicazione del veicolo;
- confusione fra residenza e sede di lavoro: rimborsi calcolati da casa quando la distanza dalla sede sarebbe inferiore;
- pagamenti in contanti: per le spese di trasferta soggette alla tracciabilità, il contante può compromettere sia l’esclusione del rimborso dal reddito sia la deduzione per la società;
- spese personali: costi sostenuti in occasione della trasferta, ma non a causa dell’incarico;
- doppio rimborso: indennità forfettaria piena sommata al rimborso analitico di vitto e alloggio, senza la riduzione prevista dal sistema misto.
Conclusioni
Il rimborso spese dell’amministratore è una materia tecnica, in cui la correttezza dipende da dettagli: inquadramento dell’amministratore, sede di lavoro, modalità di rimborso, luogo della spesa e mezzo di pagamento. Tenere separate le tre domande, rimborsabilità, tassazione per l’amministratore e deduzione per la società, è il modo più semplice per evitare errori.
La verifica utile riguarda tre aspetti: l’inquadramento dell’amministratore, che determina le regole applicabili, la modalità di rimborso più coerente con l’attività svolta e una procedura interna che garantisca documenti e pagamenti tracciabili. Per il quadro completo della remunerazione dell’amministratore puoi leggere anche la guida al trattamento di fine mandato.
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Domande frequenti sul rimborso spese dell’amministratore
Il rimborso spese dell’amministratore è tassato?
Dipende dall’inquadramento, dal tipo di trasferta e dalla spesa. Per l’amministratore con reddito assimilato al lavoro dipendente, i rimborsi analitici documentati di vitto, alloggio, viaggio e trasporto per le trasferte fuori dal comune della sede di lavoro non sono tassati; dal 2025, per vitto, alloggio, taxi e NCC sostenuti in Italia, serve anche il pagamento tracciabile. Nelle trasferte nel comune sono esclusi solo i rimborsi di viaggio e trasporto comprovati e documentati. Per l’amministratore che svolge l’incarico come professionista valgono regole diverse.
Quanto si può rimborsare all’amministratore per una trasferta?
Con il rimborso analitico si rimborsano le spese effettive documentate, oltre alle altre spese effettivamente sostenute e analiticamente attestate entro 15,49 euro al giorno, elevati a 25,82 euro all’estero. Con l’indennità forfettaria la quota non tassata arriva a 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 all’estero. I 180,76 euro al giorno, 258,23 all’estero, sono invece il limite di deduzione di vitto e alloggio per la società, non un tetto al rimborso.
Come funziona il rimborso chilometrico per l’amministratore?
Per l’amministratore con reddito assimilato al lavoro dipendente, il rimborso chilometrico dell’auto propria può essere escluso dal reddito se riferito a una trasferta effettiva e adeguatamente documentato, con calcolo sulle tabelle ACI del veicolo usato e chilometri effettivi. La società, dal canto suo, può dedurlo solo fino al costo di autoveicoli di 17 cavalli fiscali, 20 se diesel. Per l’amministratore il cui incarico produce reddito professionale valgono regole diverse.
Le spese pagate in contanti possono essere rimborsate?
Possono essere rimborsate, ma per vitto, alloggio, taxi e NCC sostenuti in Italia il rimborso diventa tassato per l’amministratore e il costo non è deducibile per la società. La tracciabilità non è richiesta per le stesse spese sostenute all’estero, né per trasporti di linea, pedaggi, parcheggi e rimborsi chilometrici. Per le spese di rappresentanza, invece, la società ne ha bisogno ai fini della deduzione anche all’estero.
Serve una delibera per rimborsare le spese all’amministratore?
Per il rimborso delle spese effettivamente sostenute a causa dell’incarico, il diritto viene ricondotto all’art. 1720 del Codice Civile. È comunque opportuno che regole, limiti e modalità di rimborso, e soprattutto eventuali indennità forfettarie, trovino fondamento in una delibera o in un regolamento interno. L’atto di nomina dovrebbe inoltre indicare la sede di lavoro, coerente con il modo in cui l’incarico viene svolto.
L’amministratore senza compenso può avere il rimborso spese?
Sì. Il rimborso delle spese sostenute a causa dell’incarico spetta anche senza compenso. Se l’amministratore ha l’inquadramento del reddito assimilato, i rimborsi analitici che rispettano le regole sulle trasferte restano di regola esclusi dal reddito. Le indennità forfettarie richiedono invece una valutazione attenta, perché in assenza di un compenso deliberato potrebbero essere considerate una forma di remunerazione.
Riferimenti normativi
Le informazioni sono aggiornate alla normativa e alla prassi vigenti alla data della verifica, effettuata il 14 ottobre 2026, con particolare riferimento agli artt. 50, comma 1, lettera c-bis), 51, commi 4, lettera a), e 5, 52, 54, commi 2, lettera b), e 2-bis, 95, commi 3, 3-bis e 5, 108, comma 2, e 109, comma 5-ter, del TUIR (DPR 917/1986), come modificati dal D.Lgs. 192/2024, dall’art. 1, commi da 81 a 83, della legge 207/2024, dal D.L. 84/2025, convertito dalla legge 108/2025, e, per l’art. 51, comma 4, lettera a), dal D.Lgs. 7 agosto 2026, n. 148. Dal 1° gennaio 2027 queste disposizioni confluiranno, con nuova numerazione, nel Testo unico delle imposte sui redditi approvato con il D.Lgs. 19 giugno 2026, n. 117: ad esempio l’attuale art. 51 diventerà art. 53. Il riferimento comprende inoltre l’art. 23 del D.Lgs. 241/1997, l’art. 2, comma 29, della legge 335/1995 e il comunicato dell’Agenzia delle entrate sulle tabelle ACI 2026 (supplemento ordinario n. 40 alla Gazzetta Ufficiale n. 297 del 23 dicembre 2025).
Rilevano inoltre l’art. 1720 del Codice Civile, la sentenza della Corte di Cassazione n. 3737 del 2012 e la prassi dell’Agenzia delle entrate, in particolare le circolari n. 7/E del 26 gennaio 2001, n. 58/E del 18 giugno 2001 e n. 15/E del 22 dicembre 2025, la risoluzione n. 92/E del 30 ottobre 2015 e le risposte a interpello n. 188 del 10 luglio 2025 e n. 270 del 23 ottobre 2025.
Avvertenze
Il trattamento dipende dalla fattispecie concreta, dall’inquadramento dell’amministratore e dalla disciplina applicabile al periodo d’imposta interessato. Le informazioni hanno finalità divulgativa e non costituiscono consulenza individuale. Per impostare la politica dei rimborsi spese della società o verificare quella in essere è opportuno il confronto con il team di Metatasse, esperto in fiscalità d’impresa e remunerazione degli amministratori.
Nel prossimo articolo parleremo di come chiudere una SRL: liquidazione volontaria, bilancio finale e cancellazione dal Registro delle Imprese. Continuate a seguirci per ogni aggiornamento!